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0607_eingangsrechnungsjournal [2018/07/09 08:21] – admin | 0607_eingangsrechnungsjournal [2021/04/14 10:43] (aktuell) – admin | ||
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- | ==== Eingangsrechnungsjournal | + | ==== Eingangsrechnungsjournal ==== |
- | === Voraussetzungen === | + | Im Eingangsrechnungsjournal erfassen Sie die Rechnungen Ihrer Lieferanten. Für die Kostenkontrolle ihrer Aufträge weisen Sie den einzelnen Rechnungen die entsprechende Auftragsnummer zu. |
+ | Darüber hinaus stehen verschiedene Auswertungen zur Verfügung. Ebenso haben Sie eine Offene- Postenverwaltung mit Erstellung entsprechender Zahlungsbelege sowie die SEPA- Schnittstelle für die automatische Übergabe der Zahlungsbuchungen an Ihre Banksoftware. | ||
- | Öffnen Sie vor der ersten Benutzung den Menüpunkt **//Datei - Einstellungen - Systemverwaltung Eingangsrechnungsjournal// | + | Nachfolgend |
- | * Allgemeine Vorgaben: prüfen Sie, ob alle benötigten Mehrwertsteuersätze angelegt sind. | + | |
- | * Adressenstamm: | + | |
- | * Eingangsrechnungen: | + | |
- | === Anwendung | + | === Einstellungen |
- | Das Eingangsrechnungsjournal bietet nach dem Start eine zweigeteilte Bildschirmmaske [0607 - 01]. Im oberen Bereich sehen Sie das Journal der bisher erfassten Eingangsrechnungen. Klicken Sie dort einen Eintrag an, werden | + | Alle Vorgaben für die Anwendung des Eingangsrechnungsjournals |
- | **Registerseite Rechnungsdaten** | + | {{videowmv> |
- | Hier werden folgende Informationen erfasst/ | + | === Lieferantenstamm === |
- | * Lieferer | + | Eine weitere Voraussetzung zur Anwendung des Eingangsrechnungsjournals ist der Lieferantenstamm. Dort sind Anschriften, |
- | * Rechnungs-Nr. | + | |
- | * Rechnungsdatum | + | |
- | * Valuta-Datum | + | |
- | * Fällig am | + | |
- | * Belegart | + | |
- | * Kostenart | + | |
- | * Gegenkonto | + | |
- | * Beschreibung | + | |
- | * Zahlungsweg | + | |
- | * Status | + | |
- | * Zahlungsbedingungen | + | |
- | * Brutto | + | |
- | * MwSt-Beträge | + | |
- | * Netto | + | |
+ | {{videowmv> | ||
- | **Registerseite Informationen zur Rechnung** | + | === Was ist das ZUGFeRD-Format? |
- | * Erfassungsdatum | + | Ihre Lieferanten |
- | * Kennzeichen | + | |
- | * Bemerkungen | + | |
- | * Referenzen auf andere Rechnungen: | + | |
- | **Registerseite Zahlungen** | + | {{videowmv> |
- | Erfassen Sie über Zahlung erfassen die Zahlungsdaten. Dabei müssen Sie, um den offenen Posten aufzulösen, | + | === Buchen von Eingangsrechnungen === |
- | **//Offene Verbindlichkeiten// | + | Bevor wir mit dem buchen von Eingangsrechnungen beginnen, sehen wir uns zunächst die Maske des Eingangs Rechnung Journals in einer Übersicht an: |
- | Die Maske besteht aus zwei Teilen: | + | {{videowmv> |
- | Im oberen Bereich können Sie unter Verwendung des Such-Assistenten die gewünschten Rechnungen auswählen. In der Liste sehen Sie die betreffenden Rechnungen mit offenem Betrag und ggf. Skontobetrag. | + | Im nachfolgenden Video wird zunächst eine einfache Buchung einer Eingangsrechnung gezeigt: |
- | Klicken Sie die zu bezahlende Rechnung an und auf **//Zahlung hinzufügen// | + | {{videowmv> |
- | Die so ausgewählten Rechnungen können | + | Sehen Sie sich hier eine vollständige Buchung an: |
- | Klicken Sie auf **// | + | |
- | **// | + | {{videowmv> |
- | Sie können den Netto-Rechnungsbetrag als Kostenbelastung beliebigen Auftragsnummern zubuchen. | + | Haben Sie die ZUGFeRD- Schnittstelle aktiviert, sehen Sie hier die Erfassung von Eingangsrechnungen unter Verwendung dieser Schnittstelle: |
- | **// | + | {{videowmv> |
- | Wählen Sie unter Auswertungs-Parameter den gewünschten Umfang aus und klicken Sie auf **// | + | Die Auswertungen im Eingangsrechnungsjournal werden nachfolgend gezeigt: |
- | === Ablauf einer Buchung === | + | {{videowmv> |
- | Um eine schnelle Erfassung zu ermöglichen, legen Sie zuerst über die Schaltfläche links neben **//Neu //**den Bearbeitungsablauf fest. Aktivieren Sie alle Felder, in welchen | + | Die Möglichkeiten, wie Sie die offenen Posten im Eingangsrechnungsjournal ermitteln und bezahlen, sehen Sie im folgenden Video: |
- | * Klicken Sie auf **//Neu//**. | + | {{videowmv> |
- | * Geben Sie die laufende Eingangsrechnungsnummer ein. | + | |
- | * Wählen Sie den Lieferanten aus, indem Sie entweder dessen Adressnummer in das Eingabefeld eingeben oder über die Schaltfläche rechts (roter Pfeil) den Lieferantenstamm aufrufen. Hier können Sie ggf. neue Lieferantenadressen sofort neu erfassen. Die Liste der Adressen bekommen Sie angezeigt, wenn Sie im Eingabefeld die Taste „Löschen rückwärts“ drücken. Drücken Sie die **// | + | |
- | * Beenden Sie die weiteren Eingaben jeweils mit **// | + | |
- | * Durch Anklicken von **// | + | Wollen |
- | === Belegimport über die ZUGFeRD - Schnittstelle === | + | {{videowmv> |
- | + | ||
- | Diese Schnittstelle ermöglicht das direkte Einlesen der Belegdaten aus dem erweiterten PDF Format. | + | |
- | Als vorbereitenden Schritt legen Sie in der **Systemverwaltung für Eingangsrechnungen** den Belegeingangsordner fest. In dieses Verzeichnis speichern Sie die per E-Mail empfangenen Dateien. Von dort aus werden sie dann in das Eingangsrechnungsjournal importiert. | + | |
- | Erfolgt der Abruf der Eingangsrechnungen per FTP, dann erfassen Sie in dem vorgesehenen Feld die Abrufdaten in folgender Reihenfolge: | + | |
- | FTP-Server | + | |
- | Für mehrere FTP-Server entsprechend viele Zeilen verwenden. | + | |
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- | Um eine Rechnung in das Eingangsrechnungsjournal zu importieren, | + | |
- | Im Anschluss daran klicken Sie auf **//Dokument zu dieser Rechnung hinzufügen// | + | |
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- | Beim Öffnen dieser Maske werden -sofern eingestellt- zunächst alle hinterlegten FTP-Server auf bereitstehende Rechnungen abgesucht. | + | |
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- | Erhalten Sie die Rechnungen per Mail, dann öffnen Sie durch Klick auf die Explorer-Schaltfläche oben rechts das Belegverzeichnis. Dorthinein können Sie dann die Mail-Anhänge per Drag& | + | |
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- | Auf der rechten Seite der Maske werden die vorhandenen Dokumente (Dateien im Belegeingangsordner) angezeigt. Klicken Sie eine Rechnung an, erscheinen die Vorschau sowie die ausgelesenen Daten dieser Rechnung. | + | |
- | Soll diese Rechnung in das Eingangsrechnungsjournal übernommen werden, klicken Sie nur noch auf **// | + | |
- | Das PDF Dokument selbst können Sie zur Rechnung kopieren oder auch verschieben (dann ist es im Eingangsordner gelöscht!), | + | |
+ | In der Managementkonsole können Sie eine Programmversion V2 aktivieren. Was es damit auf sich hat, sehen Sie im folgenden Video: | ||
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